Die Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See (KBS) betreut mehrere Millionen Versicherte aus dem Bergbau, der Bahn und der Seefahrt und verwaltet dabei jährlich ein Finanzvolumen in Milliardenhöhe.

Ihr Leistungsspektrum ist breit gefächert: Es reicht von der klassischen Versicherungsverwaltung über ein eigenes medizinisches Netzwerk bis hin zur Minijob-Zentrale sowie bundesweiten Aufgaben wie Barrierefreiheit und Rehabilitationsprogrammen.

Wie aus Papierprozessen digitale Abläufe wurden

Mit einer beträchtlichen Anzahl an Standorten, darunter Reha-Kliniken, Krankenhäuser und Verwaltungsgebäude, entsteht bei der KBS ein hoher organisatorischer und administrativer Aufwand. Um diesen effizienter zu gestalten, entschied sich das CAFM-Team für die Zusammenarbeit mit sMOTIVE. Der Projektstart konzentrierte sich gezielt auf die Optimierung interner Prozesse, um schnell erste Erfolge zu erzielen.

Zuvor wurden Abläufe wie Störmeldungen, Rückmeldungen sowie die Meldung von Arbeits- und Dienstunfähigkeit noch papierbasiert abgewickelt. Das war nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig: Anträge konnten leicht übersehen werden und Zuständigkeiten waren oft nicht klar geregelt.

Die Idee, unsere internen Prozesse zu digitalisieren, ist nicht neu – sie besteht bereits seit vielen Jahren und wurde sowohl aus dem Organisationsbereich als auch direkt von Mitarbeitenden immer wieder angestoßen. Lange Zeit fehlten jedoch die passenden technischen Möglichkeiten, und andere Themen hatten schlichtweg eine höhere Priorität.
Mit sMOTIVE haben wir nun eine Lösung gefunden, die genau diese Lücke schließt. Sie ermöglicht es uns, bisher papierbasierte und aufwendige Prozesse wie Störmeldungen oder Abwesenheitsmeldungen effizient zu digitalisieren, transparenter zu gestalten und klar zu strukturieren. Dadurch reduzieren wir Fehlerquellen, schaffen eindeutige Zuständigkeiten und verbessern den Service für unsere Mitarbeitenden spürbar.

Skalierung nach ersten Erfolgen

Der erste Rollout von sMOTIVE startete mit Anwendungen zur Rückmeldung von Störungen, etwa bei defekten Heizungen oder Beleuchtungen. Diese wurden zunächst in der Hauptverwaltung der KBS in Bochum eingesetzt und anschließend iterativ an die spezifischen Prozesse angepasst, bevor sie schrittweise auf weitere Standorte ausgerollt wurden.

Nach diesem ersten Erfolg folgte die Digitalisierung weiterer Abläufe, unter anderem im Umzugsmanagement. Mit der entsprechenden Anwendung können Mitarbeitende Umzüge planen, Belegungen aktualisieren oder Präsenzarbeitsplätze hinzufügen. Gleichzeitig bietet sie eine transparente Übersicht über alle bisherigen Umzüge und ersetzt damit die zuvor genutzten, oft unübersichtlichen Umzugslisten.

Auch im Flächenmanagement sah die KBS großes Potenzial. Ziel war es, mehr Transparenz darüber zu gewinnen, wie Flächen tatsächlich genutzt werden, um Gebäude langfristig effizienter auszulasten und besser zu steuern.

Ein zentraler Grund, warum wir uns für sMOTIVE entschieden haben, ist der Plattformansatz: Anfragen und Prozesse werden gebündelt über eine zentrale Oberfläche abgewickelt. Die Suche nach dem richtigen Formular oder Ansprechpartner entfällt, da Anfragen automatisch an die zuständigen Bereiche weitergeleitet werden.
Gerade in unserer Organisation müssen Mitarbeitende nicht mehr wissen, wer wofür zuständig ist – das übernimmt das System. Gleichzeitig ist uns wichtig, dass die Anwendung intuitiv bedienbar ist und ohne aufwendige Schulungen auskommt.
Ein weiterer großer Vorteil ist die Transparenz: Unsere Beschäftigten können jederzeit den Bearbeitungsstand ihrer Anfragen einsehen und haben Zugriff auf zentrale Informationen wie beispielsweise Gebäudepläne.

Ergebnis der digitalen Transformation bei der KBS

Heute erledigt die KBS einen Großteil der internen Verwaltungsaufgaben mit sMOTIVE – von der Parkraumbewirtschaftung bis hin zur Inventarisierung. Dabei arbeitet das Team eng mit sMOTIVE zusammen, um weitere Prozesse abzudecken und den Service sowie die Kundenzufriedenheit kontinuierlich zu verbessern.
Durch Monitoring und Auswertungen wird die Entwicklung anhand relevanter Kennzahlen gelenkt. So können gesetzte Ziele sicher erreicht werden.

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