Die Handwerkskammer Münster ist eine Körperschaft des öffentlichen Rechts und vertritt die Interessen von über 30.000 Handwerksbetrieben in der Region Münster.

Als moderner Dienstleister unterstützt die Handwerkskammer ihre Mitglieder mit einem umfassenden Angebot an Informations-, Beratungs- und Weiterbildungsleistungen. Dieses reicht von der Existenzgründung über betriebswirtschaftliche Fragestellungen bis hin zur gezielten Förderung von Fachkräften.

Ein besonderer Schwerpunkt liegt auf der Aus- und Weiterbildung im Handwerk. Die Kammer organisiert die Berufsausbildung, führt Prüfungen durch und betreut sowohl die Handwerks- als auch die Lehrlingsrolle. Mit dem HBZ Bildungszentrum Münster betreibt sie zudem eine der modernsten Bildungseinrichtungen Deutschlands. Auf einem großzügigen Campus mit über 50 Lehrwerkstätten sowie modernen Theorie- und EDV-Räumen werden vielfältige Lehrgänge angeboten.

Chaos in der Instandhaltung

Von fehlenden Informationen, über verstreute Daten bis hin zu lückenhafter Kommunikation – die Instandhaltung war lange Zeit von hohem Aufwand und mangelnder Transparenz geprägt. Wichtige Fragen wie „Wann wurde die letzte Wartung durchgeführt?“ oder „Wo und wann wurden Bauteile ausgetauscht?“ konnten häufig nicht eindeutig beantwortet werden.

Zudem waren relevante Daten auf verschiedene Systeme verteilt – von Excel- und Word-Dateien bis hin zu papierbasierten Dokumenten. Informationen und Aufträge wurden oft telefonisch übermittelt, wodurch sie leicht verloren gingen oder nicht nachvollziehbar dokumentiert waren.

Um die Instandhaltungsprozesse strukturierter, schneller und effizienter zu gestalten, entschied sich die Handwerkskammer Münster (HWK Münster) für die Einführung eines CAFM-Systems.

Die Suche nach dem richtigen System

Um das passende System zu finden, holte sich die HWK Münster externe Unterstützung. In Workshops und Fortbildungen wurden Anforderungen definiert und die Möglichkeiten eines CAFM-Systems erarbeitet.

Wir wollten keine Software, an die wir uns anpassen müssen – die Software sollte sich an unsere Prozesse anpassen.

Nachdem intern definiert wurde, welche Anforderungen das System erfüllen und wie es sich in bestehende Prozesse integrieren soll, begann die Suche nach dem passenden Partner.

Durch die speziell für uns entwickelte Demo-Software von sMOTIVE fiel uns die Entscheidung deutlich leichter. Wir konnten sehen, wie sich das System in der Praxis verhält und wie sich unsere Prozesse digitalisieren lassen. Besonders entscheidend war für uns die Einbindung unserer eigenen Daten, wie CAD- und Gebäudepläne – so konnten wir uns schnell im System wiederfinden und damit identifizieren.

Vom Projektstart zur digitalen Instandhaltung

Zu Beginn des Projekts setzte die HWK Münster bewusst auf einen schnellen Einstieg. Mit gut aufbereiteten Daten und CAD-Plänen wurden in den ersten Wochen Gebäude und Anlagen digital im System abgebildet. Auf dieser Grundlage konnten gezielte erste Erfolge erreicht werden.

Ein zentraler Meilenstein war die Digitalisierung des Störmeldungsmanagements: Störungen können direkt im digitalen Grundriss ausgewählt und in wenigen Klicks erfasst werden. Die Meldungen werden automatisch an die zuständige Abteilung weitergeleitet, dort qualifiziert und an die entsprechenden Handwerker übergeben. Der Bearbeitungsstatus ist jederzeit transparent nachvollziehbar – von der Erfassung bis zur Erledigung. So gehen keine Meldungen mehr verloren und alle Beteiligten bleiben auf dem aktuellen Stand.

Nach diesen ersten Erfolgen wurde die Instandhaltung schrittweise weiter ausgebaut. Anlagen wurden strukturiert erfasst, priorisiert und mit relevanten Informationen wie Wartungsintervallen, technischer Dokumentation und rechtlichen Anforderungen ergänzt.

Für ein Unternehmen wie unseres, das Gebäude bewirtschaftet, ist sMOTIVE ein echtes Hilfsmittel – ohne das System wäre vieles deutlich aufwendiger.

Auch weitere Bereiche wie die Energieverwaltung wurden integriert. So lassen sich Zähler, Energiearten und Verbräuche zentral erfassen und auswerten. Zusätzlich unterstützt sMOTIVE das tägliche Arbeiten im Büroalltag. Notizen können direkt an Anlagen hinterlegt werden – ein weiterer Schritt hin zu einem papierlosen Arbeitsplatz und gebündelten Informationen in einem System.

Wir sind ein großer Befürworter des papierlosen Büros und möchten künftig noch stärker mobil arbeiten – idealerweise direkt per Smartphone. Alle wichtigen Informationen zu Gebäuden und Anlagen sind bereits heute zentral und digital verfügbar.

Ein wichtiger Erfolgsfaktor im Projekt war zudem die enge Zusammenarbeit: Auf beiden Seiten standen feste Ansprechpartner zur Verfügung, die das Projekt strukturiert begleitet und gemeinsam vorangetrieben haben.

Eine erfolgreiche Transformation

Mit der Einführung von sMOTIVE konnte die Instandhaltung bei der HWK Münster erfolgreich digitalisiert und kontinuierlich weiterentwickelt werden. Die Prozesse werden schrittweise ausgebaut – als nächster Schritt ist die Integration des Fuhrparkmanagements geplant.

Die intuitive Bedienung fördert die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden. Besonders im handwerklichen Umfeld bietet die mobile Nutzung große Vorteile: Technische Dokumentationen, Aufträge und alle relevanten Informationen sind jederzeit und ortsunabhängig verfügbar – zentral gebündelt in einem System. Das macht die Arbeitsabläufe effizienter und deutlich einfacher.

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